Sənədləşmənin dəqiq aparılmamasının şirkətlərə yaratdığı problemlər

Elçin Əkbərov
     Consulting Group MMC-nin direktor-auditoru, iqtisadçı

Demək olar ki, bütün razılaşmaların, əməliyyatların icra olunduğunu təsdiqləyən, tərəflər arasında münasibətləri tənzimləyən, şirkət daxilində prosedurları və s. əks etdirən sənədləşmədir. Sənədləşmənin dəqiq aparılmaması şirkətlər üçün ciddi problemlər yarada bilər və bu problemlər hüquqi, vergi, maliyyə, idarəetmə, əməliyyat və s. baxımdan şirkətin fəaliyyətinə mənfi təsir göstərə bilər.

Hüquqi problemlər

- Əməkdaşlar, müştərilər və ya təchizatçılarla olan müqavilələrin və ya razılaşmaların dəqiq qeyd edilməməsi, gələcəkdə mübahisələrə və məhkəmə çəkişmələrinə səbəb ola bilər. Bu isə şirkət üçün əlavə xərclər və nüfuz itkisi deməkdir. Müqavilələrin, protokolların və razılaşmaların qeyri-dəqiq sənədləşdirilməsi hüquqi mübahisələr zamanı şirkətin maraqlarını müdafiə etməyi çətinləşdirə bilər;

- Əmək müqavilələri, məzuniyyət, ezamiyyələr, bonuslar və s. işçilərlə bağlı sənədləşmələr düzgün qeydə alınmadıqda, işçi narazılıqları və hüquqi münaqişələr yarana bilər;

- Bir çox sənaye sahəsində şirkətlər müəyyən normativ tələblərə cavab vermək üçün dəqiq sənədləşmə aparmaq məcburiyyətindədirlər. Bu tələblərə əməl etməmək cərimələrə, lisenziyanın ləğvinə və ya digər hüquqi sanksiyalara səbəb ola bilər;

- Patentlər, ticarət nişanları və müəllif hüquqları kimi əqli mülkiyyət hüquqlarının dəqiq sənədləşdirilməməsi onların qorunmasını çətinləşdirir və rəqiblər tərəfindən istismarına şərait yaradır.

Vergi problemləri

-Sənədlərin qanuni tələblərə uyğun olmaması vergi orqanları tərəfindən maliyyə sanksiyalarının, faizlərin tətbiq olunmasına, vergilərin reallıqdan artıq hesablanmasına və ya az hesablanmaqla vergidən yayındırılmasına, şirkətin riskli vergi ödəyicisi kateqoriyasına daxil edilməsinə səbəb ola bilər.

Maliyyə problemləri

- Gəlir və xərc sənədlərinin dəqiq aparılmaması, hazırlanmış dövlət və menecment hesabatlarının da qeyri-dəqiq olması, bu isə öz növbəsində səhv qərarların verilməsi və itkilərlər nəticələnə bilər. Gəlir və xərclərin dəqiq qeyd edilməməsi eyni zamanda şirkətin pul vəsaitlərinin hara getdiyini və haradan gəldiyini izləməyi çətinləşdirir. Bu, nağd pul axınının düzgün proqnozlaşdırılmasına mane olur və maliyyə böhranlarına və ya izafi pul vəsaitinin yığılıb saxlanması ilə itirilmiş imkanlarla nəticələnə bilər;

- Dəqiq qeydə alınmamış ödənişlər və ya borclar şirkətin pul itirməsinə və ya etibarsız tərəfdaş olmasına, yersiz məhkəmə çəkişmələrinə səbəb ola bilər;

- Sənədlərin qarışıqlığı və ya itirilməsi əlavə araşdırmalar və bürokratiya xərcləri doğura bilər. Bu isə əməliyyat xərclərinin artması ilə nəticələnə bilər;

- Dövlət və ya beynəlxalq qrant proqramları üçün lazım olan sənədlər təqdim edilmədikdə, şirkət təşviq və subsidiyalardan məhrum olmaqla maliyyə dəstəyini itirə bilər;

-Yanlış sənədləşdirilmiş öhdəliklər müqavilə pozuntusuna, cərimələrə və ya gəlir itkisinə səbəb ola bilər.

İdarəetmə problemləri

-Dəqiq sənədləşmənin olmaması, dəqiq məlumatın olmaması ilə nəticələnir. Sənədlər əsasında düzgün analiz aparmaq mümkün olmadıqda rəhbərlik strateji qərarları vaxtında verə bilmir və ya səhv qərar verir;

-KPI və digər performans göstəriciləri düzgün sənədləşdirilməzsə, əməkdaşların və şöbələrin fəaliyyəti düzgün qiymətləndirilə bilməz;

- Sənədlərin natamamlığı nəticəsində resursların düzgün idarə olunması çətinləşir və qeyri-effektivlik yaranır.

Etibarlılıq problemləri

- Müştərilər, tərəfdaşlar və investorlar düzgün sənədləşməyən şirkətə güvənməyə bilər;

- Xarici auditlər zamanı sənədlərin düzgün təqdim edilməməsi şirkətin nüfuzuna ziyan vura bilər;

- Nizamsız və qeyri-dəqiq sənəd idarəetmə sistemi məxfi məlumatların üçüncü şəxslər əlinə keçmə riskini artırır və məxfi məlumatların sızması ilə nəticələnir.

Əməliyyat problemləri

- İş proseslərinin, prosedurlarının və təlimatlarının dəqiq sənədləşdirilməməsi işçilər arasında çaşqınlıq yaradır. Bu da işin təkrar görülməsinə, səhvlərin artmasına və ümumi iş effektivliyinin azalmasına səbəb olur. Qeyri-dəqiq hesabatlar və daxili sənədlər əməkdaşlar arasında anlaşılmazlığa gətirib çıxarır. Təcrübəli işçilər şirkətdən ayrıldıqda, onların bilik və təcrübələri dəqiq sənədləşdirilməyibsə, bu məlumatlar itir. Yeni işçilərin adaptasiyası çətinləşir və şirkətin fəaliyyətində fasilələr yaranır;

-Müştəri məlumatlarının, sifarişlərin və şikayətlərin dəqiq qeyd edilməməsi pis müştəri xidmətinə, müştəri tərəfindən etibar itkisinə gətirib çıxara bilər. Bu da müştəri narazılığına və müştərilərin itirilməsinə səbəb olur;

- Sənədləşmənin qeyri-dəqiqliyi səbəbindən bəzi işlər təkrar-təkrar yerinə yetirilə bilər;

- Sənədləşmənin dəqiq aparılmaması daxili nəzarət mexanizmlərini zəiflədir. Bu da fırıldaqçılıq və səhvlər üçün imkanlar yaradır.

Ümumiləşdirərək deməliyik ki, sənədləşmənin dəqiq aparılması şirkətin uğuru üçün çox vacibdir. Bu, həm riskləri azaldır, həm də şirkətin şəffaflığını və hesabatlılığını artırır.