İclaslar niyə sevilmir? - Rəhbərlərin 5 səhvi

Həsən Həsənov
SER Consulting Groupun təsisçisi

İclaslar iş həyatının ayrılmaz hissəsidir. Amma etiraf edək ki, əksər əməkdaş üçün iclas faydalı görüş yox, vaxt itkisi deməkdir. Səbəb isə işçilərdə deyil. Çox zaman rəhbərlərin iclası qurma tərzi və orada verilən qərarların gələcəyi, iclası faydasız hala gətirir. Rəhbər düşünür ki, iclas təşkil etmək idarəetmənin ən asan üsuludur: hamını yığ, danış, qərar ver. Amma əməkdaşların gözündə iclas çox vaxt başqa cür görünür:

1. İclas = danlaq

Ən böyük səhvlərdən biri budur: iclas problem olanda çağırılır, atmosfer də “özünüzü yığışdırın” tonunda başlayır. Təqdir yox, tənqid ön planda olur. Belə olanda iclas işçilər üçün motivasiya yox, stres mənbəyinə çevrilir.

2. Uğursuz vaxt seçimi

İclasların çoxu əməkdaşların gündəlik işinə uyğun olmayan saatlarda keçirilir. İşlərin ən qızğın vaxtında çağırılan toplantılar planı pozur və fayda əvəzinə əlavə gərginlik yaradır.

3. Qərarların davamiyyəti olmur

Ən önəmlisi isə budur: iclaslarda verilən qərarların sabahı yoxdur. Bu həftə bir qərar çıxır, növbəti həftə tam əksi qəbul olunur. İştirakçılar haqlı olaraq “onsuz da icra olunmayacaq” düşüncəsinə düşür. Nəticədə iclasa inam itir.

4. İntensivlik işin qarşısını alır

Bəzi şirkətlərdə iclaslar o qədər çox olur ki, artıq iclasdan çıxıb iş görməyə vaxt qalmır. Mənim təcrübəmdə olub: bazar ertəsi səhər 09:30-dan günorta 14:00-a qədər “planlama iclası”, həftənin sonunda isə eyni uzunluqda “nəticə iclası”. Üstəlik, həftə boyu saysız-hesabsız spontan toplantılar. Belə mühitdə iclas işin dəstəkçisi yox, işin qarşısını alan bir yükə çevrilir.

5. Aidiyyəti olmayanların iştirakı

Tez-tez bütün komanda toplanır, halbuki mövzu yalnız bir neçə nəfərə aiddir. İşi yarımçıq qalan əməkdaş sadəcə formal iştirakçıya çevrilir və öz vaxtını boş yerə itirir. Əslində iclasların bu qədər çox olmasının səbəbi də budur: sistemin olmaması. Bir məsələ olanda bilinmir kimin öhdəliyidir, kimin səlahiyyəti çatır qərar verməyə, kim kimə nəyi tapşıra bilər. Nəticədə hər dəfə “iclas yığmaq” məcburiyyətə çevrilir. Müdir çıxış edir, hamı qeydini götürür, amma real iş çox vaxt yerində sayır.
 
Rəhbərlər üçün 5 tövsiyə:

İclası faydalı və ya faydasız edən onun forması deyil, onu necə idarə etdiyimizdir. Necə ki, eyni musiqi aləti bir musiqiçinin əlində simfoniyaya çevrilir, digərinin əlində isə səs-küyə. Rəhbərin əlində də iclas ya motivasiya, ya da yorğunluq yarada bilər. Bu fərqi isə xırda vərdişlər və qaydalar müəyyən edir.

İclasların faydalı və motivasiyaedici olması üçün rəhbərlə raşağıdakı qaydalara əməl edə bilərlər:

1. Gündəm öncədən açıqlansın – iştirakçılar iclasa hazır gəlsinlər.

2. Vaxt limiti qoyulsun – 30 dəqiqəlik məsələ 1 saatı keçməsin.

3. Yalnız aidiyyəti olanlar dəvət edilsin – formal iştirakçı yük yaratmasın.

4. Qərarlar konkretləşdirilsin – iclasın sonunda “nə edəcəyik?” sualı cavablanmalı və icrası izlənməlidir.

5. Rəhbər az danışsın, çox soruşsun – iclas monoloq yox, dialoq mühiti olsun.

Dəqiq gündəm, doğru vaxt, aidiyyəti olan iştirakçılar və qəbulmolunan qərarların davamlı icrası olduqda iclas motivasiya verən, nəticə çıxaran və komandanı gücləndirən bir vasitəyə çevrilə bilər.