Valyuta.az İdarəetmə üzrə konsultant və təlimçi, “Falcon Consulting Group”un direktoru Şahin Qədimlinin “Tapşırıqların idarə olunması sisteminin qurulması” yazısını təqdim edir

Tapşırıqların verilməsi və onların icrasına nəzarət idarəetmənin əsas sütunlarından biridir. Məsələnin bir çox aspekti var: tapşırığın verilməsi üslubu və qaydası, tapşırığın qəbulu, onun icrası, icraya nəzarət, nəticənin təhvil-təslimi, ümumən tapşırıqların idarə olunması sistemi və s. Bu məqalədə sırf “tapşırıqların idarə olunması sistemi” mövzusuna toxunmaq istərdim.

Maraqlı odur ki, tapşırıqların verilməsi praktikasının bütün şirkətlərdə mövcudluğuna baxmayaraq, onların idarə olunması sistemi çox az şirkətdə mövcuddur. Dəqiqləşdirim ki, sistem dedikdə, mərkəzləşdirilmiş nəzarəti həyata keçirməyə və müvafiq funksionallıq ilə təmin olunan elektron və ya hətta fiziki sistemi nəzərdə tuturam. Adətən ən yaxşı halda layihə idarəetmə sistemi qurulmuş müəssisələrdə yalnız layihələr çərçivəsində verilən tapşırıqlar mərkəzləşdirilmiş şəkildə idarə olunur.

Tapşırıqların idarə olunmasına belə biganə münasibətin nəticəsi unutmalar, gecikmələr, rəhbərliyin “böyük rəsmi” görməməsi, hər kəsdə davamlı stress, ciddi zaman və maddi itkilərdir. Şirkətdə bir necə istiqamət üzrə fərqli vaxtda tərtib olunmuş fəaliyyət planları, toplantılarda verilən qərarlar, rəhbərliklə təkbətək görüşlərdə verilən saysız tapşırıqlar var və onların hamısı pərakəndədir. İşçi bilmir, hansı tapşırıq öncəlik təşkil edir, rəhbər hansı tapşırığı kimə və nə zaman verdiyini bəzən unudur, müəssisə rəhbəri, hansı struktur bölmədə nəyin necə getdiyindən bixəbərdir. Belə mühit işinə vicdanla yanaşmayan işçilər üçün çox əlverişlidir. Mütəşəkkil işçi isə belə vəziyyətdə özünü narahat hiss edir. Onlardan daha təcrübəliləri tapşırıqların idarə olunması üçün fərdi sistemlərindən yararlanır, lakin ətrafdakı pərakəndəlik lazım olmayan stressə səbəb olur və bəzən onları da ümumi axına uyğunlaşmağa vadar edir.

Düşünürəm ki, ən kiçik belə şirkətdə bu mövzuya zəruri diqqət yetirilməsi və mövcud çoxsaylı həllərdən birinin tətbiq olunmasının yalnız faydası olacaq. XXI əsrdə, təəccüblü səslənsə də, hətta fiziki daşıyıcı üzərində qurulmuş tapşırıqların idarə olunması sistemi onun mövcud olmamasından yaxşıdır və biznesin axarına müsbət təsir göstərir. “Microsoft”un Outlook, Excel və Project proqramları zəruri funksionallığa malikdir və istifadə oluna bilər. Lakin onların tətbiqi üçün bu proqramların istifadəsi üzrə şirkət mədəniyyəti daha yuxarı səviyyədə və müəyyən texniki dəstək olmalıdır. Başqa həll yolu – sırf və ya əsasən tapşırıqların idarə olunması üçün hazırlanmış, bulud texnologiyası əsasında qurulmuş sistemlərdir (Bitrix-24, Trello, Monday.com və s.). Bəzən şirkətin sahib və rəhbərləri daxili məlumatların şirkətdən kənarda saxlanmasına etibar etmir. Belə hallar üçün təchizatçılar daha yüksək qiymətə olan lokal “qutu həlləri” təklif edir. Şəxsi fikrim odur ki, bulud texnologiyası yekunda tam qalib gələcək və ona daha tez keçid gələcəkdə şirkət üçün kiçik də olsa üstünlük ola bilər.

Tapşırıqların idarə olunması sisteminin qurulması üçün tək proqram təminatının müəyyən olunması kifayət etmir. Əsas məsələ işləmə qaydasını müəyyən etməkdir. Kim və nəyə nəzarət edəcək? Tapşırıqların hansı statusları olacaq, hansı müntəzəmliklə və kimin tərəfindən yenilənəcək? Xəbərdarlıq sisteminin işləmə prinsipi necə olacaq? Hansı meyarlar üzrə hesabatlar hazırlanacaq və kimlərə təqdim olunacaq? Tapşırıq alan hansı məqamdan tapşırığı qəbul etmiş hesab olunacaq və s.? Komandamız bu sahədə konsaltinq xidməti göstərir. Maraqlıdır ki, həyata keçirilən konsaltinq layihələri çərçivəsində bəzən sahibkarlar məhz onların şirkətinə xas fərqli məqamları vurğulayıb, onların tənzimini müvafiq qaydalarda əks etdirilməsində dəstək istəyirlər.
Qaydalar hazır olduqdan sonra növbəti mərhələ sistemin faydalı olmasında onun istifadəçilərini inandırmaqdır. Tək inzibati təzyiq hesabına və ya əksinə, şirinləşdirici stimullaşdırma tədbirləri ilə bu sistemi “otuzdurmaq” çətindir. Məşhurlardan biri demişkən: “Əməkdaşlar yalnız əməkhaqqı artımına müqavimət göstərmirlər”. Burada ardıcıl və səbirli olmaq, ilk növbədə inandırmaq, açıq sabotajçıları cəzalandırmaq və digərlərini bir qədər stimullaşdırmaq lazımdır. Ən böyük tələlərdən biri, sistemi qurmaq və sonra tədricən istifadə etməməkdir. Əvvəlcə hər kəsin motivasiyası yüksək, gələcəyə baxışı nikbin olur. Lakin sonra başa düşürlər ki, sistemin müsbət tərəfi ilə yanaşı onu işlətmək lazımdır və iş həcmində kiçik artım var. İş bir tərəfdən sadələşib və şəffaflaşıb, digər tərəfdən gündəlik diqqət tələb olunur. İş rutin xarakterli olmağa başlayanda ondan mənəvi zövq azalır və bu mərhələdə eyni templə davam etmək artıq çox ciddi daxili iradə tələb edir. Lakin siz işi sonadək çatdırsanız, şübhəsiz ki, alacağınız mənəvi zövq və fayda hədsiz olacaq. Ən əsas, nəyinsə unudulduğu və nəzarətdən kənar qaldığından irəli gələn stressə qalib gələcəksiniz. Yekunda bir şərh də əlavə edim ki, əgər şirkət miqyasında məsələ həll olunmursa, rəhbər olan oxucular idarə etdiyi struktur bölmələrində, qeyri-rəhbərlər isə fərdi işində tapşırıqların idarə olunması sistemini qura bilər.

Şirkətdə tapşırıqların idarə olunması sisteminin qurulması unudulmaları istisna edir, gecikmələri isə 70-90% azaldır, əlaqədar əmək haqqı fondunun ən azı 10%-nin daha effektiv xərclənməsinə səbəb olur. Nəticələr daha qısa müddətdə və daha az idarəetmə səyləri ilə əldə olunur. Sistemin tətbiqi sərmayə tələb etmir, 10-15 günlük layihə müsbət nəticə verir. Komandamız layihənin müddətini qısalda, effektivliyini isə artıra bilir.