Valyuta.az İdarəetmə üzrə konsultant və təlimçi, “Falcon Consulting Group”un direktoru Şahin Qədimlinin “Tapşırığın icrasına nəzarət”lə bağlı məqaləsini təqdim edir

Tapşırıq verildi və işçi tərəfindən qəbul olundu. Burada çox vacib məqam var ki, tapşırığın qəbulu üç formada ola bilər: 1) şirkət mədəniyyəti bu cür formalışıbsa, rəhbər tərəfindən tapşırığın işçiyə çatdırılması onun işçi tərəfindən qəbul olunmuş kimi hesab edilməsinə bərabər tutulur; 2) işçi tapşırığı qəbul etdiyini hər hansı maddi formada təsdiq edir və tapşırıq həmin vaxtdan qəbul olunmuş kimi nəzərə alınır; 3) şirkətdə tapşırıqların idarə olunması xüsusi reqlamentlə tənzimlənir və onun məzmununda, işçi tapşırığı alandan sonra onun qəbulunu təsdiq etmədikdə və ya dəqiqləşdirmək üçün geri qayıtmadıqda, müəyyən müddətdən sonra tapşırıq qəbul olunmuş hesab edilir. Adətən, bu müddət 1 iş gününə bərabər hesab edilir. Əksər milli şirkətlərimizdə birinci qayda qüvvədədir, nadir hallarda - ikinci və tanıdığım yalnız bir şirkət var ki, üçüncü qayda işləyir.

Tapşırıqla bağlı növbəti mərhələ onun icrasıdır. Fərz edək ki, tapşırıq tam aydındır və onun icrası üçün iki həftə vaxt var. Tapşırığı verən və onu alan arasında bu müddət ərzində kommunikasiya necə qurulur?

Aydın məsələdir ki, alanın hər hansı sualı yaranarsa, o, tapşırığı verənə müraciət etməlidir. Eynən tapşırığı verən də tapşırıqla bağlı hər hansı dəyişikliklərə ehtiyac görərsə, bu mövzuda icraçı ilə ünsiyyətə girir. Lakin bu hadisələr baş verməzsə, tapşırığı verən və alan icra müddətində nə dərəcədə sıx əlaqə saxlamalıdır. Nəzəriyyəyə görə icraçı icra barədə mütəmadi məlumat verməli, tapşırığı verən isə mütəmadi nəzarət etməlidir. Əgər şirkətdə tapşırıqların idarə olunması üçün mərkəziləşdirilmiş reyestr/sistem mövcuddursa, adətən həmin reyestrdə tapşırığın cari statusu gündə bir dəfə (məsələ şirkətdə mövcud reqlamentlə tənzimlənir və fəaliyyət sahəsindən, tapşırığın əhəmiyyəti və həcmindən asılı daha tez-tez və ya əksinə ola bilər) icraçı tərəfindən yenilənməlidir. Belə olduqda, tapşırığı verən tərəfindən həmin reyestri gündə bir dəfə nəzərdən keçirmək kifayət hesab oluna bilər. Tapşıran icranın ümumi müddətə mütənasib davam etdiyini gördükdə, icraçı ilə birbaşa ünsiyyətə girməyə bilər. İcrası bir həftədən uzun davam edən tapşırıqlar üzrə həftədə bir dəfə tapşıran və icraçının reyestrdən kənar canlı və ya virtual ünsiyyətdə olmaları məqsədəuyğun hesab edilir. Bu müntəzəmlik optimal hesab edilir ki, həm lazım olmayan nəzarətə hər iki tərəf vaxt itirməsin, həm də hər hansı anlaşılmazlıq nəticəsində icraçının yanlış istiqamətdə tapşırığı icra etməklə, vaxt və digər resursların itirməsinə səbəb olmasın. Belə ünsiyyətin təşəbbüskarı həm tapşıran, həm tapşırığı alan ola bilər. Çünki birincinin nəzarət funksiyası ilə yanaşı, ikincinin hesabat funksiyası mövcuddur.

Təsvir olunan kommunikasiya qaydasının alternativləri də az deyil. Tapşırıq verəndən sonra on dəqiqə keçəndən sonra onun nə yerdə olduğunu bilmək istəyən rəhbərlərlə tez-tez qarşılaşmaq olur. Bu mikro-menecmentin əyani göstəricilərindən biridir. Rəhbər həm məsələni tam nəzarətdə saxlayır, həm də nəticəni mümkün qədər qısa müddətdə almaq istəyir. Olmasın on dəqiqə, olsun bir saatdan sonra statusu yeniləyən rəhbər. Məgər işçinin başqa işləri yoxdur, onun yeganə funksiyası rəhbərin tapşırıqlarını ildırım sürəti ilə icra etməkdir?! Bəzən bu cür davranmağa icra nizam-intizamının aşağı olması məcbur edir. Başqa ehtimal olunan səbəb kimi insanın təbii idarəetmə üsulunu qeyd etmək olar. Amma hər bir halda belə yanaşma dəstəklənə bilməz. Əgər işçini işləmək üçün hər yarım saat bizləmək lazımdırsa, ya rəhbər, ya işçi, ya hər ikisi ilə bağlı ciddi problem var və tədbir görmək lazımdır. İntizamlı və vicdanlı işçiyə bu cür nəzarətin tətbiqi onun iş ahənginin pozulması, davamlı günlük planının puç olmasına və özünə etimadsızlığa gətirir.

Bunun əksi də yaxşı şey deyil və çox nadir hallarda müsbət nəticələrə gətirir. Rəhbər işçisinə tapşırıq verir, hər şeyi izah edir, işçidən rəy alır və ona son icra müddətini bildirir və yoxa çıxır. İşçi iki-üç həftə sərbəst qalır və bildiyi kimi tapşırığı icra edir. Rəhbər isə son icra tarixində nəticəni tələb edir və əksər hallarda, o, ya gözləntilərdən fərqlənir və ya hələ hazır deyil. Demokratiya yaxşıdır, azadlıq və etibar gözəldir. Amma orta statistik işçi üçün ağlabatan dövrdə ara nəzarətin tətbiqi ilə yekun nəticəni təmin etmə ehtimalı daha yüksəkdir. Son göstərilən yanaşmanı uzun müddət sınaqdan keçmiş və daha çox “ulduz” işçilər kateqoriyasına aid istisnalara tətbiq etmək olar. Konsaltinq layihələrimiz çərçivəsində rəhbər və işçilərin hansı kateqoriyaya aid olduğunu diaqnostika edib məhsuldarlıqlarını artırmaq üçün davranış tərzlərində tələb olunan düzəlişləri müştərilərimizin nəzərinə çatdırırıq.